Calendly alternatieven: Review voor remote coaches

Sommige links op deze pagina leveren ons een kleine commissie op, zonder extra kosten voor jou. Volledige uitleg.

Plannen kunnen je week opeten. E-mails heen en weer, tijdzones omrekenen, het ongemakkelijke "dat komt me eigenlijk niet goed uit" moment, en nog een rondje van 6 berichten om gewoon een belletje van 30 minuten te plannen. Calendly laat dat verdwijnen: één link, één klik van de klant, en je staat gepland.

Dit is een eerlijke Calendly-review: het goede, de beperkingen en de alternatieven voor wanneer Calendly niet de juiste keuze is.

Het korte antwoord

Voor de meeste remote coaches, freelancers en kleine ondernemers is Calendly de beste planningstool die je kunt kopen. Het gratis abonnement omvat één kalender en één type afspraak. Betaalde abonnementen starten vanaf 10 USD per gebruiker per maand (Standard, jaarlijks gefactureerd) en bieden onbeperkte afspraaktypes, meer kalenders en integraties; teamplanning valt onder het Teams-abonnement. De eenvoud van de gebruikerservaring, zowel voor jou als voor je klanten, is moeilijk te verslaan.

Als je een complexe praktijk met meerdere diensten runt met betalingen, intakeformulieren en ingewikkelde automatisering, kijk dan liever naar SavvyCal of Acuity. Voor 90 procent van de coaches is Calendly de juiste keuze.

Probeer Calendly

Calendly voor coachinggesprekken: de korte versie

1. Maak twee afspraaktypes: een gratis kennismakingsgesprek van 15 minuten en een coachingsessie van 60 minuten.
2. Bescherm je agenda: 15 minuten buffer rond elk gesprek, een dagelijks maximum en een minimale aankondigingstermijn.
3. Koppel Zoom of Google Meet zodat elke bevestiging de gesprekslink bevat.
4. Zet herinneringen aan 24 uur en 1 uur voor het gesprek.
5. Deel één link. De klant kiest een tijd in zijn of haar eigen tijdzone.

De volledige instructies staan hieronder bij Zo stel je Calendly in als coach.

Wat Calendly precies doet

Het basisidee is simpel. Je stelt je beschikbaarheid eenmalig in. Je maakt afspraaktypes (kennismakingsgesprek van 15 min, coachingsessie van 60 min, enzovoort). Je deelt een link. De klant kiest een tijd die hem of haar past, in zijn eigen tijdzone. De afspraak komt op beide agenda's terecht met een videobellink, herinneringen gaan automatisch af, en niemand mailt meer over het plannen.

Het klinkt simpel, omdat het dat ook is. Maar het zijn de kleine details die Calendly laten uitblinken.

• Tijdzonedetectie aan de kant van de klant, zodat die altijd tijden in zijn eigen zone ziet
• Buffertijd voor en na elke afspraak, zodat je niet aan één stuk door geboekt raakt
• Dagelijkse maxima voor afspraken, zodat je jezelf niet overweldigd laat raken
• Regels voor minimale aankondigingstermijn, zodat mensen je niet binnen 30 minuten kunnen boeken
• Round-robin-planning voor teams, zodat leads automatisch worden toegewezen
• Integratie met Google Calendar, Outlook, iCloud en Office 365
• Native integraties met Zoom, Google Meet, Microsoft Teams
• Integratie met Stripe en PayPal voor betaalde boekingen

Voor een coach is de combinatie van buffertijd, dagelijkse maxima en minimale aankondigingstermijn het belangrijkst. Deze instellingen beschermen je agenda tegen chaos en zorgen dat je niet opbrandt.

De abonnementen uitgelegd

Voor een solo coach is het Standard-abonnement (vanaf 10 USD per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd) de juiste keuze. Het gratis abonnement is te beperkt (met maar één afspraaktype kun je niet zowel een kennismakingsgesprek als een reguliere sessie aanbieden).

Waar Calendly wint

Wat Calendly beter doet dan elke concurrent, is de klantervaring. Wanneer een klant op jouw boekingslink klikt, komt hij op een overzichtelijke pagina terecht, ziet je beschikbaarheid in zijn eigen tijdzone, klikt een tijdslot aan, vult naam en e-mail in, en is klaar. De hele interactie duurt minder dan een minuut.

Dat vloeiende verloop vertaalt zich in meer boekingen. Mensen die een overzichtelijke, automatische bevestiging en herinneringen krijgen, komen vaker opdagen dan mensen die via een e-maildraadje akkoord gingen met een afspraak.

Het andere waar Calendly in uitblinkt, is teamplanning. Met round robin kunnen meerdere coaches één boekingslink delen, waarbij het systeem automatisch toewijst op basis van beschikbaarheid en belasting. Voor een coachingpraktijk met 2 of 3 coaches bespaart dit uren handmatig schuiven.

Waar Calendly tekortschiet

Drie echte nadelen na jaren van gebruik.

Ten eerste is het ontwerp functioneel maar niet aanpasbaar. De Calendly-branding verschijnt op elke boekingspagina. Als je een premium coach bent die hoge tarieven rekent, kan dat standaard uiterlijk goedkoop aanvoelen. Betaalde abonnementen geven je meer controle over de branding, maar het ontwerp blijft basaal.

Ten tweede zijn intakeformulieren beperkt. Je kunt tijdens het boeken aangepaste vragen stellen, maar je kunt geen echt intakeformulier bouwen met conditionele logica, bestandsuploads of uitgebreide opmaak. Coaches die een echte klantintake nodig hebben, moeten een los formulier versturen (Typeform, Tally, Google Forms).

Ten derde is betalen basaal. Calendly integreert met Stripe en PayPal, maar het afrekenproces is simpel. Geen betalingsplannen, geen pakketten, geen upsells. Voor een coachingpraktijk met gelaagde aanbiedingen heb je een losse verkooppagina nodig, of een tool zoals Acuity.

De alternatieven die je moet kennen

SavvyCal

SavvyCal is het nieuwere, mooiere alternatief. Met de interface kunnen klanten hun eigen agenda over de jouwe heen leggen, waardoor het kiezen van een tijd voor hen veel sneller gaat. De klantervaring is uitstekend. De prijzen liggen in lijn met Calendly (Basic vanaf 10 USD per gebruiker per maand, jaarlijks gefactureerd).

Calendly wint nog steeds op integraties en teamfuncties. Voor solo coaches met één afspraaktype is SavvyCal een serieuze kanshebber.

Acuity Scheduling

Acuity is eigendom van Squarespace en is van de drie het rijkst aan functies. Betere intakeformulieren, betere betalingsafhandeling, pakketten en cadeaubonnen, betere aanpassingsmogelijkheden. De keerzijde is een iets minder goede klantervaring en een steilere leercurve.

Voor coaches met een echte praktijk met 3 of meer diensttypes, pakketten en intakeformulieren is Acuity vaak de betere keuze.

Google Calendar-afsprakenplanning

Google voegde in 2022 zijn eigen planningstool toe aan Google Calendar. Het is gratis bij Google Workspace en dekt de basis. Geen teamplanning, geen betalingen, geen opvallende functies. Voor iemand die maar één afspraaktype nodig heeft en al Google Workspace gebruikt, is het genoeg.

Naast elkaar

Zo stel je Calendly in als coach

De opzet die werkt voor een coachingpraktijk:

1. Gratis kennismakingsgesprek van 15 minuten als event type, gelinkt vanaf je website
2. Coachingsessie van 60 minuten als event type, alleen verstuurd naar bestaande klanten
3. Opvolggesprek van 30 minuten als event type, voor kortere check-ins
4. Buffertijd van 15 minuten voor en na elke sessie
5. Dagelijks maximum van 4 klantsessies, zodat je jezelf nooit overbelast
6. Minimale aanmeldtermijn van 12 uur, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan
7. Automatische herinneringsmails 24 uur en 1 uur van tevoren
8. Automatisch gegenereerde Zoom-link in elke bevestiging

Deze opzet loopt vanzelf: een korte blik op het dashboard een keer per week is genoeg.

De verborgen functie die uren bespaart

Routing forms. Als je meerdere diensten aanbiedt, kun je met de routingfunctie van Calendly één intakeformulier gebruiken om mensen op basis van hun antwoorden naar verschillende event types te sturen. Nieuwe leads met een budget boven een bepaald bedrag komen bij je premium kennismakingsgesprek terecht. Nieuwe leads onder dat budget krijgen een zelfboekbare link. Bestaande klanten krijgen een compleet andere link.

Alleen al deze functie kan voor coaches met meer dan één aanbod een hoger abonnement rechtvaardigen.

Eindoordeel

Calendly is niet voor niets de standaard. Het product is betrouwbaar, de integraties zijn diepgaand en de klantervaring verloopt soepel. Voor 90 procent van de remote coaches, freelancers en kleine ondernemers is het de juiste keuze.

De twee echte alternatieven die het weten waard zijn, zijn SavvyCal (betere klantervaring, voor solo gebruik) en Acuity (beter voor praktijken met meerdere diensten en pakketten). Voor de meeste coaches wint Calendly per saldo.

Voor meer over de zakelijke kant van coaching behandelen onze vergelijking van projectmanagementtools en ConvertKit vs Mailchimp de rest van de toolset.

Veelgestelde vragen

Bijgewerkt: